Le présent Règlement Intérieur a pour but de fixer les modalités de fonctionnement de l’ANAé. Il est porté à la connaissance de toutes les Agences-conseils, lors de leur demande d'admission.L'adhésion à l’ANAé entraîne d'une part l'obligation de se conformer aux obligations légales de la profession exercée, d'autre part à celles du présent règlement intérieur. Ces règles doivent être appliquées tant par les Dirigeants des agences membres que par leurs collaborateurs et personnels. |
| Article 1- GENERALITES |
Les Agences membres de l’ANAé agissent :
• En qualité d'organisateurs professionnels pour concevoir, préparer, organiser, gérer, réaliser et assurer le suivi de l'ensemble ou partie des prestations indispensables à la bonne marche des opérations qui leur sont confiées ;
• En qualité de mandataires pour effectuer toutes démarches auprès des autorités officielles, des services publics, des services privés, des prestataires de services ou fournisseurs.
Elles font leurs meilleurs efforts pour garantir et faire toutes les diligences nécessaires pour assurer l’exécution contractuelle des opérations qui leur sont confiées.
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| Article 2 - PROCEDURE D'ADHESION |
1ère étape :
envoi d'un dossier d'information
A la demande de toute agence sollicitant l'étude de sa candidature, envoi d'un dossier composé de différents éléments présentant l’association et les modalités d’adhésion.
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2ème étape :
La Commission Adhésion, destinataire de ces demandes, statue sur leur recevabilité. |
3ème étape :
envoi du dossier de demande d'adhésion
Après avis de la Commission Adhésion, complété par un tour de table lors de la réunion du Conseil d'Administration suivant la réception de la demande, le dossier demandé est adressé à l'agence candidate.
Ce dossier est composé notamment d'un questionnaire, d'une copie des statuts, d'un exemplaire du règlement intérieur.
L'agence candidate devra alors :
- S'assurer du parrainage de 2 agences membres du chapitre auquel elle demande son adhésion (Evénement et/ou Tourisme d’Affaires) : attestation de chaque parrain à fournir
- Renvoyer le questionnaire dûment rempli et complété
- Y joindre une liste de 5 opérations significatives réalisées au cours des 12 derniers mois : secteur d'activité de l'entreprise cliente / type d’opération / durée / nombre de personnes concernées / problème posé / stratégie mise en œuvre / outils et moyens développés / bilan / évaluation
- Joindre ses 2 derniers bilans (liasse fiscale et comptes annexes) certifiés conformes par un expert-comptable (pour les agences nouvellement créées : attestation sur l’honneur du dirigeant justifiant de plus de 5 années d’expérience professionnelle en tant que dirigeant, compte d’exploitation prévisionnel)
- Joindre une brochure commerciale ou adresse du site Internet
- Joindre son attestation d’assurance en Responsabilité Civile Professionnelle
- Justifier du code NAF et/ou de la licence correspondant à l’exercice de son activité (Événement ou Tourisme d’Affaires)
- Prendre l'engagement écrit d'adhérer aux statuts, au règlement intérieur, à la Charte d'Ethique de l'Association |
4ème étape :
instruction du dossier d'adhésion
La Commission Adhésion analyse les éléments fournis, vérifie l'adéquation aux critères qualifiants, rencontre le candidat, éventuellement en présence de ses deux parrains, et rend son avis au Conseil d’Administration : celui-ci statue souverainement, sans avoir à faire connaître les motifs de sa décision.
5e étape
admission de la nouvelle agence
Les adhérents seront informés de toute nouvelle admission. Après notification, l'agence nouvellement admise sera officiellement accueillie lors de sa première participation à une réunion de travail ou lors de l’Assemblée Générale. |
| Article 3 - COMMISSIONS |
Les Agences-conseils s'obligent à un certain nombre de règles.
• Respecter le Code d'Éthique :
3.1 – Mettre en œuvre un code de bonne conduite basé sur la moralité des affaires et le respect du professionnalisme de chacun.
3.2 – Respecter les règles d'offre légale préalable, de contrat, de responsabilité civile professionnelle, ainsi que de garanties supplémentaires exigées par l'Association auprès de ses adhérents, afin d'assurer la meilleure sécurité aux clients.
3.3 – S'engager sur la qualité totale dans la mise en œuvre des prestations et à ne faire appel qu'à des partenaires présentant les meilleures garanties de sécurité ; veiller plus particulièrement à ce que les dispositions légales, fiscales et sociales soient respectées par tous les intervenants et que le personnel concerné soit qualifié et formé.
3.4 – S'interdire de fausser la concurrence en ayant recours à des pratiques déloyales.
3.5 – Faire rémunérer à leur juste valeur les prestations délivrées, de façon à assurer aux agences leur pérennité et aux clients la qualité de service attendue.
3.6 – Un Conseil d'Éthique veille à l'application du présent Code d'Éthique.
• Respecter la Charte d'Éthique :
La Charte d'Éthique a pour objet de définir les conditions du respect du Code d'Éthique que s'imposent tous les membres en adhérant à l’ANAé.
Les signataires s'engagent à mettre en œuvre un code de bonne conduite dans l'exercice de leur activité.
Ce code repose sur deux principes :
- La bonne moralité dans la conduite des affaires ;
- Le respect des confrères, membres et non-membres de l’ANAé.
Article 1
- La qualité de membre de l’ANAé implique l'adhésion totale à la présente Charte : cette adhésion engage l'ensemble de l'Agence (Dirigeants et Collaborateurs). |
Article 2
- Les signataires s'engagent à respecter scrupuleusement les dispositions de la Loi en matière de :
- Responsabilité civile professionnelle ;
- Présentation d'offres préalables aux clients ;
- Signature de contrats et respect des conditions de règlement. |
Article 3
- Les signataires s'engagent, dans la mise en œuvre de leurs prestations, à ne faire appel qu'à des partenaires présentant les meilleures garanties de sécurité et de qualité. Ils veillent plus particulièrement à ce que les dispositions légales, fiscales et sociales soient respectées par tous les intervenants. Pour ce faire, les contrats passés avec les partenaires doivent reprendre le cadre du contrat-type de l'Association. |
Article 4
- Les signataires s'engagent à n'employer, en interne comme en externe, que du personnel qualifié et formé. Il est interdit d'employer, de manière directe ou indirecte :
¸ Du personnel non rémunéré (à l'exclusion des stagiaires) ;
¸ Du personnel non déclaré ;
¸ Du personnel rémunéré en dehors de la législation sociale et de la convention collective ;
- Du personnel mineur (à l'exclusion des stagiaires). |
Article 5
- Les signataires s'engagent à respecter le Code d'Éthique qui repose sur deux principes fondamentaux :
- La bonne moralité
- Le respect de la concurrence
En conséquence, sont prohibés :
• Le dénigrement des concurrents, qu'ils soient membres ou non de l’ANAé ;
• L'utilisation de projets provenant d'autres compétiteurs, qu'ils soient membres ou non de l’ANAé ;
• Le recours à priori à des pratiques abusives en matière de cadeaux, invitations ou autres avantages propres à influencer le choix du Client ou Prospect ;
• La vente à perte. Les prix doivent rémunérer à leur juste valeur les prestations délivrées, de façon à assurer la rentabilité de l'Agence. Ainsi le taux de marge ne peut être inférieur, et pour chaque dossier, au ratio "frais de structure / chiffre d'affaires", ce minimum étant indispensable pour la survie économique de l'Agence. Est considérée comme vente à perte une vente dont le taux de marge serait inférieur à ce ratio. |
Article 6
- La signature de la Charte d'Éthique de l’ANAé donne droit à l'Agence d'utiliser la marque "Agence signataire de la Charte d'Éthique de l’ANAé. |
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| Article 4 - CONSEIL D'ETHIQUE |
Le Conseil d'Éthique est le garant de l'application de la Charte par ses signataires. Il veille au respect de ces règles et arbitre les éventuels problèmes qui pourraient naître de leur non-respect.
Le Conseil d'Éthique doit être saisi par écrit et peut l'être autant par un membre de l’ANAé que par une agence non-membre, un client ou un prestataire. Il peut également avoir à donner son avis au Conseil d'Administration sur des demandes de dérogation. Sa saisine doit être assortie d'éléments tangibles.
Le Conseil d'Éthique rend son avis au Conseil d'Administration, après avoir écouté, le cas échéant, les parties.
Le Conseil d'Éthique se réserve la possibilité d'intervenir directement auprès des agences non-membres, des Clients, des Prestataires, voire des Pouvoirs Publics. |
| Article 5 - OBLIGATIONS DES ADHERENTS |
• Les Agences-conseils membres de l’ANAé s'engagent à se transmettre toutes les informations susceptibles d'améliorer le fonctionnement de l'Association, quelle que soit la nature des informations recueillies.
• Les réunions de travail, Assemblées Générales Ordinaires ou Extraordinaires conservent un caractère confidentiel ; leurs comptes-rendus ou procès-verbaux ne pourront être diffusés, sauf sous forme de communiqués rédigés en accord avec le Conseil d'Administration.
• Chaque Agence-conseil membre de l’ANAé s'engage à assister très régulièrement aux réunions de travail.
- Les réunions de commission (participation obligatoire à une commission de travail).
- Les Assemblées Générales Ordinaires ou Extraordinaires.
- Les réunions mensuelles du Chapitre Tourisme d’Affaires pour les adhérents à ce chapitre : le représentant qualifié peut s'y faire représenter par un mandataire désigné, ayant reçu l'agrément du Conseil d'Administration de l'Association ; Cependant, la présence du dirigeant de l'Agence-conseil membre reste obligatoire au minimum 5 fois par an.
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• Les Agences-conseils membres de l’ANAé ont l'obligation de fournir une fois par an leur bilan (liasse fiscale avec ses annexes) et de répondre à l’enquête chiffrée annuelle réalisée par l’Association.
• Tout changement important dans la structure juridique d'une Agence-conseil (activité, actionnariat, dirigeant, représentant à l'Association ou mandataire agréé) doit faire l'objet d'une information obligatoire du Conseil d'Administration. Ce changement peut justifier que soit réexaminée l'appartenance à l’ANAé. |
| Article 6 - DROITS D'ENTREE ET COTISATION ANNUELLE |
Les montants des droits d'entrée et de la cotisation annuelle sont fixés chaque année par le Conseil d'Administration et, ponctuellement, en fonction de projets imprévus.
On distinguera :
• Un droit d'entrée pour les nouveaux membres ;
• Une cotisation annuelle ; pour la première année de cotisation, son montant sera calculé au prorata temporis.
• La cotisation doit être réglée en début d’exercice, à réception de l’appel à cotisation. Sur demande dûment motivée, des dérogations exceptionnelles peuvent être accordées par le Conseil d’Administration aux agences qui le sollicitent. |
| Article 7 - EXCLUSIONS |
Le Conseil d'Administration peut, à la majorité des 3/4, sur proposition de l'un des adhérents de l'Association, prononcer l'exclusion d'un de ses membres, pour l'une des raisons suivantes :
1. Manquement à l'un des points du Code ou de la Charte d'Éthique ;
2. Et plus généralement, manquement aux obligations du Règlement Intérieur ;
3. En cas de non-règlement du droit d'entrée ou de la cotisation annuelle, après 2 rappels restés sans effet, dont un envoi recommandé avec avis de réception ;
4. Lors de l'analyse annuelle du bilan, si celle-ci laisse supposer un risque réel et sérieux pour l'image de l’ANAé (précarité de la santé de l'Agence notamment) ;
5. Si l'Agence ne répondait plus à un ou plusieurs critères qualifiants.
Cette liste est indicative et non limitative.
Dans l'hypothèse où l'adhérent concerné est membre du Conseil d'Administration, il ne peut pas participer au vote.
Le Conseil d'Administration convoquera le représentant de l'Agence-conseil concernée par courrier recommandé avec avis de réception, un mois avant la réunion du Conseil appelé à statuer. Cette convocation comportera les griefs retenus à l'encontre de l'adhérent et la sanction encourue afin qu'il puisse utilement préparer sa défense.
L'exclusion d'un membre n'entraîne pas le remboursement de sa cotisation et l'Agence-conseil exclue restera redevable du montant intégral de sa cotisation pour l'année en cours. |
Fait le 25 mars 2003. |
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