ANAé - Association des Agences de Communication Evénementielle

Les Statuts

I- FORME - DENOMINATION - SIEGE – OBJET - DUREE

Article 1 FORME

Il est formé par les présentes une Association régie par la Loi de 1901, par les lois en vigueur ainsi que par les présents statuts.

Article 2 DENOMINATION

La dénomination officielle de l’Association est ANAé, Association des agences de communication événementielle.

Article 3 OBJET

L'Association a pour objet la représentation, l'étude et la défense des droits ainsi que des intérêts matériels et moraux, tant collectifs qu'individuels de ses membres dont l'activité s'exerce dans les domaines suivants :

le conseil en communication événementielle,
la communication événementielle,
la communication événementielle multimédia,
la communication et le marketing événementiel digital,
le conseil en stratégie media événementiel,
le tourisme événementiel,
les congrès et conventions,
la communication événementielle par le voyage,
la communication par le spectacle et l'événement,
et de manière plus large : toute activité d'organisation de spectacle vivant et de rencontres.

Cet objet pourra être étendu par décision de l’Assemblée Générale Extraordinaire à des activités connexes à l’événementiel ou au tourisme d’affaires.

L'ANAé réunit des professionnels dont la qualité est reconnue par leurs pairs. Le but de l’Association est de développer et de promouvoir les valeurs des métiers de la communication événementielle.

L’objet de l’Association la conduit notamment aux actions suivantes :

représenter ses adhérents, vis-à-vis des Pouvoirs Publics et des organisations diverses à caractère officiel, privé ou syndical ;
rechercher et mettre en application tous moyens pouvant aider au développement et à la prospérité des professions représentées ;
soutenir, en toutes circonstances, les intérêts collectifs de ses membres ;
proposition d’arbitrage en cas de conflit opposant un membre de l’association à toute autre partie prenante ;
promotion des bonnes pratiques professionnelles ;
promotion des démarches d’amélioration de qualité, de la prise en compte des règles de sécurité, et de façon générale, de l’amélioration du métier ;
œuvrer à la reconnaissance d'un label commun de qualification professionnelle ;
procéder et participer, en coopération avec les Pouvoirs Publics et les Administrations, à l'étude des problèmes des professions représentées et à l'aménagement de la réglementation;
développer des formations spécialisées relatives à ses métiers ;
promouvoir l’action de ses membres par une démarche commune d’information et de communication ;
définir une charte d’éthique applicable à ses membres.

Article 4 DUREE - EXERCICE SOCIAL

L’Association est créée pour une durée illimitée.

L’exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année. Par exception, le premier exercice débutera le jour de la signature des Statuts et se terminera le 31 décembre de la même année.

Article 5 SIEGE SOCIAL

Le Siège de l’Association est fixé 11 rue Friant à Paris (75014).

Il peut être transféré suite à une décision du Conseil d’Administration.

Article 6 COMPOSITION

L'Association se compose de membres actifs, agréés par le Conseil d’Administration.

6.1 Sont membres, les agences s'engageant à assurer la maîtrise globale d'opérations ou d’événements selon 3 grands axes :

le conseil,
la conception et la création,
la production et la réalisation.

Les personnes morales, membres de l’Association, sont représentées aux Assemblées ou au Conseil d’Administration par leur représentant légal.

Il est toutefois admis que les personnes morales puissent être représentées par un tiers mandaté à cet effet. Dans ce cas, les pouvoirs du tiers mandataire d'une personne morale sont régis par les dispositions suivantes :

le tiers mandataire ne peut représenter que la personne morale pour laquelle il a été mandaté,
le mandat de représentation est spécial et limité à l'Assemblée pour laquelle il est donné, sauf dans les cas d'application du 3),
lorsque le mandat est conféré par une personne morale, aux fins de la représenter en sa qualité de membre du Conseil d’Administration, ce mandat de représentation est présumé, sauf limitation particulière :
- être général et valable pour la durée des fonctions de membre du Conseil d’Administration,
- conférer à son titulaire un pouvoir général de la représenter et de voter aux Assemblées,
le tiers mandataire doit pouvoir présenter un mandat original au Bureau de l'Assemblée, le jour de la tenue de celle-ci.

6.2 Peuvent être admis comme membres actifs les personnes morales légalement constituées et justifiant d’au moins un exercice comptable clôturé, ou leurs représentants, personnes physiques, justifiant de plus de 3 années d’expérience professionnelle en tant que dirigeant ou acteur dans les secteurs correspondant à l’objet de l’Association.

Pour qu'une Agence puisse faire partie de l'Association, il est nécessaire en outre qu'elle réponde aux conditions suivantes :

respect de la réglementation de l'activité exercée ;
conformité aux critères qualifiants définis par le Conseil d'Administration ;
engagement à respecter les statuts, le règlement intérieur, la charte d’éthique ainsi que l'ensemble des décisions prises par les différents organes statutaires.

Une fois le dossier complet, celui-ci est présenté au Conseil d’Administration qui valide ou non l’adhésion de l’agence candidate.

Tout représentant d'une Agence doit obligatoirement: :

être majeur et jouir de ses droits civils, civiques et professionnels ;
exercer dans son agence des fonctions de direction.

6.3 La qualité de Président d'Honneur ou Président Fondateur peut être octroyée aux personnes physiques qui ont rendu un service signalé à l’Association, lesquelles peuvent également participer aux travaux de l’Association.

6.4 Tout membre peut, à tout moment, se retirer de l'Association en informant l’Association par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à son siège. Dans cette hypothèse la cotisation de l'année en cours reste intégralement due et est non remboursable.

6.5 Le Conseil d'Administration peut, à la majorité des 3/4, sur proposition de l'un des adhérents de l'Association, prononcer l'exclusion d'un de ses membres, pour l'une des raisons prévues au règlement intérieur.

L'Association convoquera l’adhérent concerné par courrier recommandé avec avis de réception, un mois avant la réunion du Conseil d'Administration, afin de lui permettre de présenter sa défense. La lettre de convocation comportera la mention des griefs reprochés et la sanction susceptible d'être encourue.

Le membre exclu restera redevable du montant intégral de sa cotisation pour l'année en cours et ne pourra prétendre à aucun remboursement.

II - CONSEIL D'ADMINISTRATION – BUREAU – ASSEMBLEES GENERALES

Article 7 CONSEIL D'ADMINISTRATION

L'Association est administrée par un Conseil d'Administration de 10 membres élus à bulletin secret à la majorité absolue des membres présents ou représentés.
Les candidats au Conseil d’Administration doivent faire acte de candidature par écrit au plus tard 15 jours francs avant la date fixée pour l'Assemblée Générale.
Les membres du Conseil d'Administration doivent être majeurs et jouir de leurs droits civils, civiques et professionnels.
élus à titre personnel parmi les représentants des membres, ils perdent néanmoins automatiquement leur qualité de membre du Conseil d'Administration s'ils perdent leur qualité de mandataire de la société membre.

Le Conseil d'Administration est renouvelé par moitié chaque année, les membres sortants étant tirés au sort la première année au moins un mois avant la tenue de l'Assemblée Générale.

La durée des mandats est de deux ans. Les membres sortants sont rééligibles.

En cas de démission, exclusion ou décès d'un ou plusieurs membres du Conseil d'Administration, celui-ci pourvoira à leur remplacement par cooptation. La durée des fonctions des membres ainsi nommés sera celle qui restait à courir par le membre remplacé.

Le Conseil d'Administration est convoqué au moins une fois tous les deux mois par le Président, ou en cas d'empêchement de celui-ci, par le Vice-Président. En outre, il pourra être réuni chaque fois que le Président le jugera nécessaire ou sur demande formulée par écrit sous la signature des 2/3 de ses membres.

Les convocations doivent être envoyées huit jours à l'avance, par tout moyen.

L'ordre du jour est établi au plus tard en début de séance.

Le Conseil d'Administration est doté de tous les pouvoirs de gestion, d'administration, d’orientation stratégique et politique à l'exception de ceux statutairement réservés aux Assemblées Générales.

La majorité absolue des membres du Conseil d’Administration devra être atteinte pour que le Conseil d’administration puisse valablement délibérer.
Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité absolue des voix, sauf pour l'exclusion d'un membre où la majorité des 2/3 est requise.
Le vote par procuration est autorisé et le nombre des pouvoirs est limité à deux par détenteur.

Si le quorum n'est pas atteint, il sera procédé à une seconde convocation à laquelle sera joint l'ordre du jour ; le Conseil d'Administration pourra alors valablement délibérer sur le même ordre du jour, quel que soit le quorum, sauf pour le cas de l'exclusion d'un membre pour lequel le quorum des 2/3 est indispensable.

En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.

Les Administrateurs s'obligent à l'assiduité. En cas d'absence consécutive non justifiée à plus de trois Conseils d'Administration, l'Administrateur concerné sera considéré comme démissionnaire et sera remplacé selon les modalités précisées à l'Article 8.

Article 8 BUREAU

Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres, au scrutin secret, un Bureau composé de :

un Président,
un Vice-Président,
un Trésorier,
un Secrétaire Général.

Le Conseil d'Administration désigne son Président, à bulletin secret et à la majorité absolue.

Le mandat du Président est limité à deux mandats.

Les mandats ne sont pas cumulables. La durée des mandats est de deux ans. Les membres sortants sont rééligibles une fois à la même fonction.

En cas de démission, exclusion ou décès d'un membre du Bureau, le Conseil d'Administration procède à son remplacement parmi ses membres, sur proposition du Président. La durée du mandat de la personne ainsi désignée sera celle restant à courir par le Bureau en fonction. Il est rappelé qu'au préalable, il aura été procédé à son remplacement au sein du Conseil d'Administration.

Article 9 LE PRESIDENT

L'Association est représentée, dans les actes de la vie civile, par le Président ou, en cas d'empêchement de celui-ci, par un membre délégué par décision spéciale du Conseil d'Administration.

Le Président peut agir en justice tant en demande qu'en défense.

Article 10 LE VICE PRESIDENT

Le Vice-Président peut être amené à remplacer le Président en cas d’absence de celui-ci.

Article 11 LE TRESORIER

Le Conseil d'Administration vote le budget annuel.

Le Trésorier procède au recouvrement des cotisations et de toutes les sommes dues ou acquises. Sous l'autorité du Président, il est chargé de toutes les questions financières de l'Association et, notamment, de la réception des fonds et du paiement des dépenses. Il rend compte au Conseil d'Administration de l'état de la trésorerie. Il est tenu de justifier, à toute requête du Président, des sommes indiquées dans son livre de comptes.

Les sommes appartenant à l'Association sont déposées sur un compte ouvert au nom de l’Association dans une banque désignée par le Conseil d'Administration. Aucune somme supérieure à un montant fixé par le Conseil d’Administration ne pourra être retirée de ce compte, d'une part sans l'accord du Conseil d'Administration et, d'autre part sans la signature conjointe du Président et du Trésorier.

Article 12 SECRETAIRE GENERAL

Les délibérations du Conseil d'Administration sont constatées par des compte-rendus adressés par courrier électronique à tous les membres du Conseil d’Administration après avoir été validés par le Président ou en cas d’absence par le Secrétaire Général.
Le Secrétaire Général peut en délivrer des extraits certifiés conformes par lui et qui feront foi à l'égard de tiers.

Le Secrétaire Général procède aux déclarations et publications obligatoires et veille à la tenue du Registre spécial.

Article 13 REMUNERATION

Aucun membre du Conseil d'Administration ne peut être rémunéré. Toutefois, un membre pourra, sur décision spéciale du Conseil d'Administration, recevoir le remboursement des frais qu'il aura engagés pour l'accomplissement de missions exceptionnelles dont il aura été chargé.

Article 14 ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

Le Conseil d'Administration fixe la date de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se réunit au moins une fois par an, avant le 31 décembre de chaque année. Les convocations sont adressées par lettre simple, quinze jours au moins avant la date fixée.

Elles mentionnent l'ordre du jour arrêté par le Conseil d'Administration, et en particulier :

l'approbation du rapport moral et financier,
le quitus aux administrateurs,
l'affectation des résultats
la définition du projet associatif
les questions diverses
le rapport spécial du président ou du commissaire aux comptes relatif aux conventions passées entre l’association et ses dirigeants conformément aux dispositions de l’article L 612-5 du code du commerce.

L'Assemblée Générale Ordinaire procède au renouvellement du Conseil d'Administration dans les conditions prévues à l'article 7 des présents statuts.
Elle ne peut valablement délibérer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour. Tout membre de l'Association a la possibilité de faire inscrire au titre des questions diverses les sujets de son choix. Le texte devra en parvenir au Président au moins huit jours avant la date fixée. Le Conseil d'Administration en délibèrera et pourra, si la question est importante, décider de son inscription à l'ordre du jour.

Seuls ont droit de participer et de voter à l'Assemblée Générale Ordinaire les représentants autorisés des adhérents et à jour de leur cotisation au moment de l'ouverture de la réunion.

L'Assemblée Générale est présidée par le Président, ou à défaut par un membre désigné par le Conseil d'Administration. Elle délibère sur l'ordre du jour mentionné sur la convocation et vote les décisions.

Les décisions des Assemblées Générales Ordinaires sont prises à la majorité absolue des voix des membres présents ou représentés, à la condition que plus de 50 % des membres soient présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas atteint lors d'une première convocation, l'Assemblée Générale Ordinaire est convoquée à nouveau à quinze jours au moins d'intervalle. Elle peut alors valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.
Chaque membre dispose d'une voix.

Le vote par procuration est autorisé et le nombre des pouvoirs est limité à deux par détenteur. Le vote par procuration doit désigner son bénéficiaire. Les pouvoirs adressés en blanc au Siège Social de l'Association sont présumés émettre un vote favorable aux projets de résolutions présentés par le Conseil d'Administration. Ils sont écartés pour l'élection des administrateurs.

Nul ne peut se faire représenter aux Assemblées Générales si ce n'est par un mandataire membre lui-même de l'Association, muni d'un pouvoir établi dans les formes fixées par le Conseil d'Administration.

Le vote se fait à main levée, sauf pour l'élection des administrateurs où il se fait à bulletin secret, ainsi qu'à toute demande formulée par un membre de l'Assemblée.

Article 15 ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

L'Assemblée Générale Extraordinaire délibère sur les projets présentés par le Conseil d'Administration, de :

modification statutaire
fusion
dissolution
ou toute question formulée par le CA à l’unanimité de ses membres.

Elle est convoquée dans les conditions de forme et de délai fixées à l'article 14.
Les décisions sont prises à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés, à la condition que plus de 50 % des membres soient présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas atteint lors d'une première convocation, l'Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée à nouveau à quinze jours au moins d'intervalle. Elle peut alors valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.

Le vote par procuration est autorisé et le nombre des pouvoirs est limité à deux par détenteur. Le vote par procuration doit désigner son bénéficiaire. Les pouvoirs adressés en blanc au Siège Social de l'Association sont nuls, mais sont comptabilisés pour l'établissement du quorum.

En cas de dissolution, l'Assemblée Générale Extraordinaire procède à la désignation d'un ou plusieurs administrateurs chargés de procéder aux opérations de liquidation.

Le boni éventuel de liquidation sera dévolu au bénéfice d’une œuvre professionnelle ou de bienfaisance désignée par l’assemblée sauf résolution contraire adoptée par celle ci.

Seuls ont droit de participer et de voter à l'Assemblée Générale Ordinaire les représentants autorisés des adhérents et à jour de leur cotisation au moment de l'ouverture de la réunion.

Article 16 PROCES VERBAUX

Il est tenu procès-verbaux des Assemblées. Ces derniers sont inscrits sur un registre coté et paraphé, et signés par le Président et le Secrétaire Général.

Article 17 RESSOURCES DE L'ASSOCIATION

Les ressources de l'Association proviennent de différentes sources, et notamment :

des droits d'entrée,
des cotisations annuelles,
des prix des prestations de services rendues par l'Association,
des revenus de son patrimoine,
de toutes recettes créées à titre exceptionnel,
de revenus provenant d’activités professionnelles ou commerciales,
de parrainages,
de subventions publiques,

Les montants du droit d'entrée et de la cotisation annuelle des membres sont fixés chaque année par le Conseil d'Administration, conformément aux modalités précisées par le règlement intérieur. Le non-paiement de ces montants, après deux rappels restés sans effet, dont un envoi recommandé avec avis de réception, sera une cause automatique de perte de la qualité de membre.

Article 18 FORMALITES

Les présents Statuts sont imprimés. Un exemplaire certifié par le Président est tenu au Siège de l'Association, à la disposition de tous les membres.

Tous pouvoirs sont donnés au Président pour effectuer toutes les formalités et régularisations relatives aux présents statuts.

Fait à Paris,
le 24 mars 2010